各学院、各部门：
为深入贯彻《中华人民共和国档案法》及其实施条例、《高等学校档案管理办法》等法律法规要求，落实《必威app手机官方网站入口下载
档案管理办法》（物院发〔2026〕1号）（附件1）相关规定，进一步规范学校档案管理工作，确保各类档案材料完整收集、规范整理、安全保管与有效利用，现就2026年度档案立卷归档工作通知如下：
一、归档范围
2025年度各单位在招生、教学、科研、管理、社会服务及其他各项活动中形成的，对师生、学校和社会具有保存价值的文字、图表、声像、实物等不同形式、载体的历史记录，具体参照《必威app手机官方网站入口下载
文件材料归档范围和保管期限表》（附件2）执行。
往年应归未归的各类档案材料（包括但不限于党群、行政、教学、科研、基建、财会、外事、出版、人物、声像、实物等类别），需全面梳理并补充归档。
重大活动、重大事件、重要会议、重要人物、重要实物相关材料，包括活动方案、会议纪要、领导讲话、照片音像、纪念品等形成的应归档文件材料。
二、归档要求
（一）责任落实
各单位主要负责人为本单位档案工作第一责任人，需指定1-2名兼职档案员并保持相对稳定，负责本单位档案材料的收集、整理、组卷、移交等工作。归档工作将纳入部门考核管理机制，确保责任到人、工作到位。
（二）材料规范
归档材料须为原件，质地优良、书绘工整、声像清晰，符合相关规范标准；打印件、传真件需字迹清晰，校内文件原则上须加盖立卷单位公章。
正文与附件齐全，重要请示类文件需附相关批复材料；声像档案须标明时间、地点、人物、事由；实物档案需附带相关文字说明材料。
涉密档案需单独组卷，由专人负责整理，由学校保密办公室统筹管理，不得与非保密档案混同归档，严禁通过任何非保密渠道传输存储。
（三）整理标准
分类排序：按党群、行政、教学、科研等十大类别分类，同类材料按时间顺序排列。
编目装订：取下订书钉、回形针等金属物件，有条件的单位建议按盒编好页码（正面右下角、背面左下角，自1开始流水编号）；每盒档案约200页，同一问题材料过多可分卷装盒，不同问题材料可合并装盒。
案卷封面：填写案卷题名（格式为“起止日期/年份+责任单位+问题+文种”）等信息，标题需简洁准确，避免冗长或笼统。
卷内目录及备考表（格式见附件4）：按要求填写卷内目录（置于档案盒最前面）和备考表（置于档案盒最后一页），注明特殊情况，目录与备考表不编页码。
（四）电子档案移交
各单位需将与纸质档案对应的电子文件（包括扫描件、原生电子文档等）存储至专用移动存储设备，移交时拷贝至档案馆指定电脑。电子文件需符合《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T18894-2016）要求，格式统一为PDF、JPG、Excel等常用格式，确保来源可靠、内容完整、要素合规。
三、归档时间及流程
（一）归档时间
党群、行政、外事、出版物、声像类档案：2026年6月底前完成归档；
教学类档案：应于2026-2027学年寒假前完成归档；
科研、设备类档案：应于项目通过鉴定验收后三个月内完成归档；
基建档案：按照《必威app手机官方网站入口下载
基本建设项目档案管理办法（试行）》（物院发〔2023〕9号）执行；
财会类档案：暂由财务与资产处保管三年，期满后集中归档；
实物类档案：即时归档；
重大活动、重大事件相关档案：活动结束后三个月内完成归档；
往年应归未归档案：2026年9月底前应全部补充归档完毕；
本科生、研究生个人档案：我校本科生、研究生个人档案由学生处、研究生院统筹管理，学生毕业后，相关档案原则上在两个月内完成转递、派遣工作。
（二）归档流程
材料收集整理：各单位兼职档案员按要求收集整理各类档案材料，完成分类、排序、编目、装盒等工作；
电子文件准备：将电子文件存储至专用移动存储设备，标注单位名称及档案类别；
移交手续办理：填写《档案移交目录》（附件4）一式两份，由移交人、接收人签字盖章后各存一份备查；同步提交实体档案、电子文件及移交目录，经档案馆验收合格后完成移交。
四、工作要求
各单位需高度重视档案归档工作，将其纳入年度工作任务，确保应归尽归，不得擅自滞留、据为己有或销毁应归档材料。
档案馆将提供业务培训和指导，各单位在归档过程中遇到问题可及时联系咨询；档案馆将对各单位归档工作进行检查考核。
为便于档案工作沟通，请各单位于3月23日前将《2026年各部门档案工作分管领导及档案员相关信息表》（详见附件2）发送至档案馆邮箱。
请各学院（部）、各单位按照规定的时间及早归档。是否按时归档，将作为部门年度相关工作考核的重要依据之一。
五、联系方式
联系人：陈老师 丁老师
联系电话：010-89534518，010-80575325
电子邮箱：dag@bwu.edu.cn
图书与信息中心（档案馆）
2026年3月18日
